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28 déc. 2010

Immeubles neufs : la première Assemblée Générale de Copropriété

1 - Nomination d'un syndic provisoire

Lorsque des immeubles neufs sont mit en copropriété, un syndic provisoire est en principe désigné directement par le règlement de copropriété. Il s'agit souvent du promoteur.



Article 17 de la Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 :
" Dans les cas où, avant la réunion de la première assemblée générale, un syndic a été désigné par le règlement de copropriété ou par tout autre accord des parties, cette désignation doit être soumise à la ratification de cette première assemblée générale. A défaut de nomination, le syndic est désigné par le président du tribunal de grande instance saisi à la requête d'un ou plusieurs copropriétaires."

Ce syndic provisoire a l'obligation, au plus tard dans les 12 mois qui suivent la création de la copropriété, de convoquer une assemblée générale qui pourra soit le confirmer dans ses fonctions, soit élire un nouveau syndic.

En pratique, il importe de convoquer la première assemblée générale de copropriété le plus rapidement possible. Idéalement, la convocation devrait intervenir avant la livraison des parties communes. Toutefois, il existe plusieurs méthodes :

- Soit, la convocation de la première assemblée générale intervient avant la livraison des parties communes : cela permet au promoteur de dresser un état des lieux de tous les dysfonctionnements pour y remédier ensuite.

- Soit, la convocation de la première assemblée générale intervient après la livraison des parties communes : cela permet au promoteur de procéder par avance au nettoyage et de remédier à tout dysfonctionnement.

Les 3 étapes de la livraison des parties communes qui intervient au lendemain de l'assemblée générale qui nomme le syndic, en présence du promoteur et d'un membre du conseil syndical :

Le règlement de copropriété
La nomination du syndic provisoire (Promoteur)
La convocation à la 1ère assemblée générale (12 mois maximum)

2 - Synergie entre promoteur et syndic

AVANT LA NAISSANCE DE LA COPROPRIETE
Lors de l'établissement du règlement de copropriété, l'administrateur de biens travaille en coordination avec le promoteur pour préparer le dossier de copropriété.

La désignation d'un syndic provisoire est nécessaire pour administrer l'immeuble entre la date de l'achèvement et la première assemblée générale. Cette désignation peut être faite aux termes du règlement de copropriété de l'immeuble.

AU DEBUT DE LA COPROPRIETE
Il est important que le promoteur soit présent lors de la première assemblée générale pour expliquer la méthodologie de la mise en service de l'immeuble (poubelle, ascenseur ect.)

LORS DE LA LIVRAISON DES PARTIES COMMUNES
La synergie entre le syndic et le promoteur permet de faire intervenir les entreprises sur des désordres nouveaux, en dehors des réserves émises par les copropriétaires lors de la livraison des parties communes. Il est nécessaire que le syndic sache valoriser ses actions qui constituent des "gestes commerciaux" et non des dûs pour les copropriétaires.

Pendant et après l'année de parfait achèvement, il est toujours possible que le promoteur fasse intervenir les entreprises pour régler certains désordres.

Pendant toute la durée du contrat de syndic, les gestionnaires peuvent plus facilement avoir accès aux informations techniques auprès du promoteur ayant suivi l'opération.

APRES LA LIVRAISON
Le promoteur peut faire intervenir plus facilement les entreprises ou demander l'intervention d'un expert avant toute action en dommage-ouvrage. Il peut faire intervenir l'architecte, rencontrer le syndic etc...

Le promoteur est plus sollicité que le syndic et cède plus facilement aux demandes de prise en charge "à titre commercial" des prestations qui ne sont pas prévues au contrat.

Le promoteur pour quelques milliers d'euros, réparer des malfaçons, arranger certaines prestations etc.... Ces sommes représentent peu par rapport au budget et aux marges du promoteur, alors qu'il s'agit de sommes importantes pour la copropriété.


3 - Le règlement de copropriété

- Nomination du syndic provisoire.

- Conventions spéciales : AFUL/ASL/USC.

- Installation possible de commerces au professions libérales.

- Autorisation de boxage.

- Descriptif des bâtiments.

- Plans des bâtiments.

- Souscription du contrat d'assurance immeuble : SHON & SHOB.

- Copie du contrat d'assurance dommage-ouvrage.

- Contrats des fluides (Edf, Gdf, France télécom, Véolia).

- Liste des entreprises d'origine intervenantes et interlocuteur du Promoteur.

- Demander les notifications de vente qui permettent d'établir la feuille de présence des personnes à convoquer en Assemblé Générale ainsi que la liste des acquéreurs avec leur coordonnées complètes (adresses/tél.).

4 - La première Assemblée Générale de Copropriété 

Précaution

Règlement de Copropriété :
- Nomination du syndic provisoire, en l'occurrence celui qui tient la première Assemblée Générale.

- Notifications de vente pour établir la liste de présence à convoquer pour l'Assemblée Générale.

Points pour le premier Ordre du jour

Standard :

- Election du Président de séance, du Secrétaire et du/des Scrutateur(s) (article 24).

- Ratification du mandat de syndic, durée, montant des honoraires annuels.

- Désignation du mandataire habilité à signer le mandat de syndic (en général, le Président de séance).

- Approbation des honoraires annuels des gestions courante et approbation des honoraires des prestations particulière (article 25).

- Approbation du budget prévisionnel du 1er exercice comptable.

- Détermination de l'avance de trésorerie permanente.

- Date de clôture des comptes à fixer (article 24).

- Approbation du budget prévisionnel du 1er exercice comptable -exercice (N+1)-, pour légitimer l'appel de fond du 1er Trimestre de l'année à venir (article 24).

- Election des membres du conseil syndical et durée de leur mandat (article 25).

- Compte bancaire séparé (article 25). Remarque : cette résolution peut-être votée pour 3 ans.

- Détermination du montant des marchés et contrats à partir duquel la consultation du Conseil Syndical est rendue obligatoire (article 25). Remarque : cette résolution peut-être votée pour 3 ans.

- Détermination du montant des marchés et contrats à partir duquel la mise en concurrence est obligatoire (article 25). Remarque : cette résolution peut-être votée pour 3 ans.

- Constitution de provisions spéciales (pour les travaux à venir) (article 25). Remarque : cette résolution peut-être votée pour 3 ans.

- Pose de compteurs individuels d'eau froide (article 25). Mandat à donner au conseil syndical pour arrêter le choix de l'entreprise.

- Détermination du cahier des charges pour la pose de stores sur balcons/terrasses. Mandat à donner au Conseil Syndical et syndic (modèle/couleurs) (article 25).

- Autorisation à donner aux copropriétaires pour le boxage de leur(s) emplacement(s) parking (article 25).

- Autorisation permanente à la Police/Gendarmerie d'effectuer des rondes de surveillances dans les parties communes dont le parking (article 25).

- Questions sans effets décisoires dont : information sur livraison PC (date) ; information sur les modalités d'application des différentes garanties (multirisques/D.O.) ; rappel des règles de vie en copropriété (respect des PC dont stockage et évolution des ordures ménagères).

Pièces à joindre à la convocation

Contrat de syndic (à éditer en deux exemplaires originaux).
Budget prévisionnel de l'année en cours et N+1.
Pouvoir.
Règles de majorité.
Projet de résolutions.
 

5 - La livraison des parties communes

Au lendemain de l'Assemblée Générale qui nomme le Syndic, en présence du représentant du Promoteur et d'un membre du Conseil Syndical:

- Plans de l'immeuble, dossier de recollement, DIUO, descriptif technique remis aux acquéreurs.

- Liste des entreprises intervenantes avec leurs coordonnées.

- Références et relevé des consommations : Edf/Eau/Ligne téléphones des ascenseurs.

- Ascenseurs : contrat, nombre d'appareils, numéros des appareils, prestataires.

- Chauffage (collectif ou individuel).

- Jardin - espaces verts.

- Câble numérique ou antenne collective (contrat souscrit).

- Disconnecteur.

- Surpresseur, bassin de rétention, fosse hydrocarbure.

- Ventilation mécanique contrôlée (VMC).

- Pompes de relevage.

- Extracteurs parking.

- Alarme incendie/extincteurs/colonnes sèches (nombre et emplacement à repérer).

- Vidéo/télésurveillance.

- Compteurs Eau froide/Eau chaude sanitaire (nombre et emplacement).

- Organigramme des clés et certificat de sécurité.

- Remises d'un émetteur parking, de l'émetteur maître, de la clef d'accès au récepteur de la porte parking et du listing répertoriant les numéros des bips remis aux propriétaires lors de la livraison/vente des appartements (sécurité) + pour les clefs : passe général et passes techniques avec identification des locaux concernés + pour les bornes vigik : les codes de configuration permettant la programmation des vigiks par la société choisie par le syndic avec également le listing de la 1ère remise des vigiks lors de la livraison aux copropriétaires. + TARIFS DE VENTE ou copie des factures des émetteurs parking/vigik, commandés par le Promoteur qui a remis le reliquat de ces matériels au Syndic afin que ce dernier puisse les facturer lors des commandes.

- Commande des containers vide-ordures (nombre).

Listes de réserves : faire un tableau (date de reprise).

Dans le cadre de la garantie de parfait achèvement : 1 visite tous les mois pour constater l’avancement de reprise de ces levées.

Date de fin d’assurance de la garantie biennale.

Date de fin d’assurance de la garantie décennale.

Bien distinguer les parties communes des parties privatives.

Source: Fédération des Promoteurs Immobiliers de France